Får du motstridiga arbetsuppgifter från olika chefer behöver du veta vem som samordnar prioriteringen och vilket uppdrag som ska gå först. Arbetsgivaren ansvarar för att du känner till vad som prioriteras när tiden inte räcker. Be om ett besked som också visar vad som får vänta och vem som informerar den andra beställaren.
Arbetsgivaren ska göra prioriteringen begriplig
I 2 kap. 7 § AFS 2023:2 finns kravet att arbetstagarna ska känna till vilka uppgifter som prioriteras när tiden inte räcker. Samma bestämmelse tar upp arbetsuppgifter, förväntat resultat, särskilda arbetssätt, stöd och befogenheter. Det räcker därför inte att säga att allt är viktigt om medarbetaren fortfarande måste välja mellan oförenliga uppdrag utan vägledning.
Det innebär inte att varje arbetsmoment måste detaljstyras av en chef. Du kan ha mandat att planera ditt arbete. Men gränserna behöver vara kända, särskilt när beslut påverkar andra grupper, säkerheten eller arbetsmängden. Arbetsgivaren ska enligt 2 kap. 6 § också anpassa resurserna till kraven så att tilldelade uppgifter och befogenheter inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.
Beskriv motstridiga arbetsuppgifter så att de går att besluta om
Börja med att beskriva vilka två eller fler uppgifter som konkurrerar om samma tid eller resurser. Ange vad som behöver göras, när det förväntas vara klart och vad som händer om det skjuts upp. Skilj mellan en önskad tidpunkt och en tidsgräns som faktiskt är fastställd. Om det finns säkerhetskrav ska de vara synliga i underlaget, inte döljas i en allmän diskussion om effektivitet.
Undvik att bara rapportera att du har för mycket. Det är en viktig signal, men den som ska fatta beslut behöver förstå situationen. En konkret fråga kan vara: Jag har fått två uppdrag som kräver samma tillgängliga arbetstid. Vilket ska jag börja med, vem meddelar den andra beställaren och vilket stöd finns om läget ändras? Ta upp frågan innan en konflikt mellan uppgifterna blir akut när det är möjligt.
Så kan ett besked om prioritering se ut
Här är ett påhittat exempel. En arbetsledare ber en medarbetare att färdigställa en planerad genomgång samtidigt som en annan chef beställer en brådskande sammanställning. Medarbetaren beskriver kollisionen för sin ansvariga chef. Chefen klargör vilket uppdrag som ska göras först, tar kontakt med den andra beställaren och anger när nästa avstämning ska ske. Exemplet visar en beslutsväg, inte en regel om vilken sorts arbetsuppgift som alltid ska vinna.
Ett användbart besked innehåller alltså både ett förstahandsval och en konsekvens för det som inte hinns med. Om inget får tas bort, flyttas eller ändras kan det behövas mer resurser eller ett annat upplägg. Att skriva en numrerad lista utan att hantera den totala arbetsmängden löser inte en varaktig obalans mellan krav och resurser.
När flera chefer ger olika besked
Be att få veta vem som samordnar prioriteringen för just ditt arbete. Dokumentera kort vilka besked som krockar och lämna frågan till den beslutsnivå som kan reda ut den. Försök inte lösa oklarheten genom att lova alla beställare att deras uppdrag ska bli klart först. Det skapar nya förväntningar och gör det svårare för arbetsgivaren att se den verkliga belastningen.
Arbetsgruppen kan också behöva en gemensam väg för frågor som kommer från andra delar av organisationen. Diskutera hur nya uppdrag tas emot, vem som får ändra ordningen och hur berörda får besked. Arbetssättet är ett praktiskt förslag. Föreskrifterna anger vad arbetstagarna ska känna till, men föreskriver inte ett särskilt digitalt verktyg eller en viss möteslängd.
Följ upp återkommande prioriteringsproblem
Om samma konflikt återkommer är det relevant att undersöka orsakerna. Är uppdragen fler än resurserna? Är olika beslutsfattare ovetande om varandras beställningar? Saknas kunskap eller tydliga befogenheter? Samla exempel på arbetssituationer och låt arbetsgivaren använda dem i det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet, OSA. Gör inte problemet till enbart en fråga om den enskildes förmåga att planera.
Ett vanligt misstag är att kalla en prioritering tydlig bara för att den finns skriftligt. Kontrollera att den fortfarande gäller och att den går att använda när vardagen förändras. Fråga också den som arbetar kväll eller på annan plats hur stödet fungerar när närmaste chef inte är tillgänglig. Olika förutsättningar kan kräva olika kontaktvägar.
Fördjupa OSA-frågan från Helsingborg
För dig i Helsingborg som behöver mer kunskap om krav, resurser och tydlighet kan en OSA-utbildning vara relevant. Jämför ämnena på vår sida om arbetsmiljöutbildning i Helsingborg och läs det aktuella urvalet för OSA via Teams. Ta med en avidentifierad situation där instruktionerna krockar. Utbildningen kan ge kunskap, medan konkreta prioriteringar och resurser behöver beslutas i din verksamhet.
Källor och faktakontroll
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:2, 2 kap. 6–7 §§ med allmänna råd. Regler och vägledning kontrollerade den 1 oktober 2026. Kursuppgifter kontrollerade mot Kompetensutvecklas aktuella kursbeskrivning och bokningsväg samma dag.
Illustrationsfoto: Redd Francisco via Unsplash. Bilden visar inte en dokumenterad kurs eller kundverksamhet.